Tietosuojaseloste

Pävitetty (12.4.2026)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Riitta ja Jorma J. Takasen säätiö sr.

Y-tunnus: 1937654-2.

Postiosoite: Haikolantie 20, 85410 Sievi.

2. Rekisterin nimi

Riitta ja Jorma J. Takasen säätiön apurahajärjestelmä.

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Säätiön yhteyshenkilö on toimitusjohtaja Jarmo Rankinen.

Sähköposti: asiamies(at)rjtsaatio.fi.

Puhelin: +358 40 588 5511.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste (GDPR)

Kerättyjä henkilötietoja käsitellään apurahahakemusten vastaanottamiseksi, hallinnoimiseksi, arvioimiseksi ja ratkaisemiseksi; myönnettyjen apurahojen maksamiseksi; viestintään hakijoiden ja muiden rekisteröityjen kanssa; sekä sähköisen palvelun (”Palvelu”) käytön seurantaan, tietoturvan varmistamiseen ja Palvelun kehittämiseen.

Rekisteri sisältää apurahahakemuksissa ja niiden liitteissä toimitettuja henkilötietoja sekä myönnettyjen apurahojen maksamiseen liittyviä henkilötietoja ja tutkimuksen tai hankkeen seuranta-, väli- ja loppuraportointiin liittyviä henkilötietoja.

Palvelu kerää apurahan hakijan (rekisteröity) ja työryhmän jäsenten yhteystietoja sekä muita asiaan liittyviä tietoja. Henkilötiedot saadaan hakijoilta. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita; Palveluun tallennettavat suosittelijan tiedot antaa hakija.

Lisäksi Palvelussa käsitellään apurahojen maksamiseen ja maksuliikenteeseen liittyviä henkilötietoja sekä teknisiä ja käyttötietoja (kuten tapahtumalokeja), jotka ovat tarpeen tietoturvan varmistamiseksi, vikatilanteiden selvittämiseksi ja Palvelun kehittämiseksi. Myös Palvelun sisäiset viestit rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä tallennetaan.

Käsittelyn oikeusperusteet ovat soveltuvin osin: (i) rekisteröidyn suostumus (GDPR artikla 6(1)(a)); ja/tai (ii) rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)) säätiön apurahatoiminnan toteuttamiseksi ja Palvelun ylläpitämiseksi. Jos hakija toimittaa muiden henkilöiden henkilötietoja (esim. työryhmän jäsenten tai suosittelijoiden), hakijan tulee huolehtia siitä, että asianomaisia henkilöitä on informoitu tietojen luovuttamisesta ja että tarvittaessa on saatu pätevä suostumus.

Hakemuksen käsittelyyn toimittamiseksi hakijan on annettava hakemuslomakkeella ja pakollisissa liitteissä pyydetyt henkilötiedot. Jos vaadittuja henkilötietoja ei toimiteta, hakemus voidaan hylätä tai jättää käsittelemättä.

Säätiön hallituksen kokousten pöytäkirjoihin kirjataan hakijaa koskevat perustiedot (ei kuitenkaan henkilötunnusta eikä maksamiseen liittyviä tietoja), hakemusta koskevat perustiedot sekä päätös hakemuksesta. Tältä osin käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR artikla 6(1)(c)), eli säätiölain (3:6 §) velvoite laatia hallituksen kokouksesta pöytäkirja. Lisäksi tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan henkilötietoja voidaan käsitellä GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, jos käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten, edellyttäen asianmukaisia suojatoimia (mukaan lukien GDPR artikla 89 soveltuvin osin).

5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön toimitusjohtaja, hakijan nimeämät suosittelijat, säätiön erikseen nimeämät arvioijat, säätiön hallitus, maksamisesta vastaavat nimetyt käyttäjät sekä tilintarkastajat. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä teknisen tuen henkilöt sekä ulkopuoliset palveluntarjoajat, jotka toimivat säätiön lukuun henkilötietojen käsittelijöinä. Tietoja luovutetaan/näytetään vain siltä osin kuin se on tarpeen kunkin vastaanottajaryhmän tehtävien hoitamiseksi.

6. Käsittelyn turvallisuus (GDPR artikla 32)

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta.

Pääkäyttäjä määrittelee myös käyttäjille myönnettävät käyttöoikeustasot.

Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa, ja järjestelmää käytetään salatun SSL-yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja kirjautumisia valvotaan. Tiedot tallennetaan palvelun tietokantoihin, jotka on suojattu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa, ja tietoihin pääsy on rajattu ennalta määritellyille henkilöille. Käyttöoikeudet myönnetään tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti ja niitä koskevat salassapitovelvoitteet.

Apurahahakemusten käsittely ja säilytys sekä hallituksen kokousten pöytäkirjojen säilytys tapahtuvat ulkopuolisten palveluntarjoajien järjestelmissä. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja säätiön lukuun henkilötietojen käsittelijöinä sovellettavien henkilötietojen käsittelyä koskevien sopimusten perusteella.

7. Kansainväliset siirrot (siirrot ETA-alueen ulkopuolelle)

Säätiö käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueella (ETA). Mikäli henkilötietoja kuitenkin siirretään ETA-alueen ulkopuolelle (esimerkiksi palveluntarjoajien käytön yhteydessä), säätiö huolehtii siitä, että käytössä on GDPR:n V luvun mukainen asianmukainen siirtoperuste ja suojatoimet (kuten Euroopan komission riittävyyspäätös tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet soveltuvin osin) ja että rekisteröityjen oikeudet säilyvät suojattuina.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Käyttäjätilit ja niihin liittyvät henkilötiedot:

  • Käyttäjätilit säilytetään, jos käyttäjällä on hakemuksia, joita ei ole merkitty valmiiksi.
  • Mikäli käyttäjätili ei ole ollut käytössä yli kahteen vuoteen tarkistushetkellä eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia, käyttäjätili poistetaan järjestelmästä.

Luonnoshakemukset:

  • Hakija voi poistaa luonnoshakemukset järjestelmästä itse.
  • Säätiö poistaa luonnoshakemukset 12 kuukauden kuluessa hakuajan päättymisestä.

Hakemusten arviointitiedot:

  • Arviointitiedot poistetaan 3 kuukauden kuluessa apurahapäätösten tekemisestä.

Hylätyt hakemukset:

  • Säätiö poistaa tai anonymisoi kielteisen päätöksen saaneet hakemukset kahden vuoden kuluessa päätöspäivästä, ellei jäljempänä toisin todeta. Anonymisoinnissa kaikki henkilötiedot poistetaan hakemustiedoista.
  • Säätiön hallituksen kokousten pöytäkirjoihin kirjatut tiedot säilytetään pysyvästi säätiölain vaatimusten täyttämiseksi.

Myönnetyt hakemukset liitteineen sekä seuranta-/raportointitiedot:

  • Säätiö poistaa myönnettyihin hakemuksiin liittyvät pankkitilinumerot ja henkilötunnukset kahden vuoden kuluessa siitä, kun apurahan käyttösuunnitelman/raportin hyväksyminen on tehty.
  • Muut tiedot säilytetään pitkään säätiön historiatiedon keräämistä ja tilastointia varten.
  • Säätiön hallituksen kokousten pöytäkirjoihin kirjatut tiedot säilytetään pysyvästi säätiölain vaatimusten täyttämiseksi.

Viestit:

  • Hakemukseen liittyvät viestit poistetaan, kun hakemus poistetaan tai kun viestejä ei enää katsota tarpeellisiksi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjätilit:

Apurahan hakija voi kirjautua järjestelmään ja tarkastella rekisteriin antamiaan tietoja avaamalla hakemuslomakkeen esikatselun. Hakijan ajantasaiset yhteystiedot voi tarkastella ja päivittää kohdassa Asetukset – Henkilötiedot.

Hakijalla on oikeus ja velvollisuus oikaista virheelliset tiedot. Mikäli hakijalla on pyyntö tai kysyttävää asiasta, hän voi olla yhteydessä säätiön asiamieheen järjestelmän sisäisen viestitoiminnon kautta tai sähköpostitse.

Hakijalla ei kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemusten arviointitietoihin eikä tilastointia varten kerättyihin tietoihin.

Hakijalla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin sitä ei arvioida.

Jos hakemuksesta on jo tehty päätös, hakemustietoja ei voida poistaa järjestelmästä kokonaisuudessaan.

Hakija voi ladata hakemuslomakkeensa järjestelmästä omaan käyttöönsä sähköisenä PDF-tiedostona.

Hakijalla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty virheellisesti.

Edellä kuvattujen oikeuksien lisäksi rekisteröity voi soveltuvin osin ja lainsäädännön asettamin rajoituksin pyytää henkilötietojen oikaisua tai poistamista, käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (GDPR artiklat 16–21). Pyynnöt voi toimittaa käyttämällä kohdassa 3 annettuja yhteystietoja.

10. Tietojen luovuttaminen

Luonnollisille henkilöille myönnettyjä apurahoja koskevat tiedot luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA), jos apurahan kesto ja määrä ylittävät MELA:n määrittelemät kynnysarvot.

Luonnollisille henkilöille maksettuja apurahoja koskevat tiedot luovutetaan Verohallinnolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja summat sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankkeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa.

Säätiö voi luovuttaa myöntämiinsä apurahoihin liittyviä henkilötietoja muille apurahan/myöntöjen tarjoajille.

Säätiö voi luovuttaa henkilötietoja myös Säätiöt ja rahastot ry:lle sekä tutkimuslaitoksille ja tutkijoille tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin.

VERKKOSIVUJEN TIETOSUOJAILMOITUS

Riitta ja Jorma J. Takasen säätiö sr (”Säätiö”) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. Säätiö käsittelee henkilötietoja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) sekä muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä säätiön verkkosivuja (”Verkkosivut”) koskeva tietosuojailmoitus antaa tietoa siitä, miten Säätiö ja sen edustajat käsittelevät henkilötietoja, jotka liittyvät Verkkosivuihin ja Säätiön muihin sähköisiin palveluihin. Lue tämä tietosuojailmoitus ennen Verkkosivujen käyttöä. Jos et hyväksy tätä tietosuojailmoitusta, lopeta Verkkosivujen käyttö.

Henkilötietojen käsittely

Säätiö ei kerää tai tallenna Verkkosivujen osioissa sinua koskevia henkilötietoja. Säätiö kerää henkilötietoja Verkkosivujen kautta haettavien apurahojen hakemusten käsittelyä varten, mutta tietojen kerääminen edellyttää, että apurahan hakija itse täyttää apurahahakemuslomakkeen. Voit lukea lisää apurahahakemuksen kautta kerättävien henkilötietojen käsittelystä säätiön verkkosivuilla olevasta apurahojen hakija- ja saajarekisterin tietosuojailmoituksesta.

Evästeet

Säätiö käyttää Verkkosivuilla evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivujen käytön tilastointiin ja Verkkosivujen kehittämiseen. Siltä osin kuin sovellettavat evästesäännökset edellyttävät, evästeitä käytetään käyttäjän suostumuksella; muutoin evästeitä käytetään siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Verkkosivujen toimivuuden, turvallisuuden ja kehittämisen kannalta. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän laitteelle. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän laitetta tai tiedostoja. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta tämä voi hidastaa joidenkin palveluiden toimintaa tai estää pääsyn Verkkosivujen tiettyihin osiin. Säätiö käyttää Verkkosivuilla Google Analytics -kävijäseurantapalvelua. Palvelun avulla kerätään anonyymejä tilastotietoja Verkkosivujen käyttäjistä sisällön parantamiseksi. Google Analytics tallentaa käyttöömme seuraavat tiedot:

  • Verkkosivujen päivittäinen kävijämäärä
  • kävijöiden maantieteellinen sijainti
  • mitä Verkkosivujen osioita käyttäjät ovat selanneet
  • mistä kävijät ovat siirtyneet Verkkosivuille
  • mitä laitteita kävijät ovat käyttäneet Verkkosivujen selaamiseen (tietokone, älypuhelin, tabletti)
  • uusien ja palaavien kävijöiden suhteellinen osuus Verkkosivuilla

Säätiö ei kerää tai tallenna Google Analyticsin avulla käyttäjistä tietoja, joiden perusteella käyttäjät voitaisiin tunnistaa tai yksilöidä, eikä Säätiö yhdistä Verkkosivujen kautta saatuja tietoja apurahahakemusten yhteydessä toimitettuihin tietoihin. Voit estää kävijäseurannan Google Analyticsin käytöstäpoistotoiminnolla https://tools.google.com/dlpage/gaoptout .

Linkit ja yhteydet muille verkkosivuille

Säätiön Verkkosivut voivat sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmansien osapuolten verkkosivuille. Kun avaat linkin, saatat sallia kolmannen osapuolen verkkosivujen evästeiden tallentumisen laitteellesi, jolloin kyseisten sivustojen ylläpitäjät voivat seurata sivuston käyttöä. Kolmansien osapuolten verkkosivuihin sovelletaan kunkin sivuston ylläpitäjän määrittelemiä tietosuoja-, käyttöehto- ja muita ehtoja. Säätiöllä ei ole määräysvaltaa kolmansien osapuolten verkkosivuihin, eikä Säätiö vastaa niillä julkaistusta aineistosta tai niiden käytöstä.

Tietosuojailmoitusten päivitykset ja tarkastusoikeus

Nämä tietosuojailmoitukset on päivitetty viimeksi 12.4.2026. Säätiö kehittää Verkkosivujaan jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa näitä ilmoituksia. Suosittelemme tarkistamaan Verkkosivuja ajoittain mahdollisten muutosten varalta. Voit olla yhteydessä Säätiöön milloin tahansa selvittääksesi, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja mitä tietoja mahdollisesti käsittelemme. Lisätietoa rekisteröityjen oikeuksista on saatavilla säätiön apurahojen hakija- ja saajarekisterin tietosuojailmoituksesta. Verkkosivujen tietosuojailmoitusta koskevat tiedustelut voi lähettää osoitteeseen: Riitta ja Jorma J. Takasen Säätiö sr, Haikolantie 20, 85410 SIEVI, asiamies@rjtsaatio.fi .